Автоматизация казначейства: как реализовать «с умом»?

Руководители, однажды побывавшие на пороге долговой ямы или столкнувшиеся с неэффективным расходованием средств из-за отсутствия грамотного подхода к управлению финансовыми потоками, зачастую принимают решение передать контроль за движением денежных средств на аутсорсинг и подвергнуть его автоматизации. Казалось бы, теперь можно выдохнуть – за тебя все будет сделано «от и до». Однако на деле внедрение и автоматизация казначейства – процесс сложный, и для достижения положительного результата нужно учесть множество нюансов. Какие могут быть минусы в автоматизации казначейства и как действительно рационально распределять имеющиеся у компании ресурсы?

Спектр решаемых проблем

Главная функция казначейства – эффективное управление финансовыми потоками организации с оперативным учетом всех распределенных во времени поступлений и оплат. Подобный контроль за средствами в режиме live, как правило, помогает компании избежать массу трудностей: появляется возможность заблаговременно рассчитать необходимое количество финансов в определенный отчетный период, соблюдать очередность платежей, исходя из их сроков и важности, параллельно определяя временные отрезки, когда возможен недостаток или избыток средств.

Среди основных целей казначейства есть стратегические и оперативные. Первые заключаются в повышении рыночной стоимости компании посредством принятия управленческих решений, основанных на данных казначейства и направленных на рост ключевых показателей организации.

Вторые складываются из обеспечения ее текущих потребностей и оптимизации движения денежных средств. Эти цели достигаются за счет выполнения ряда задач:

• планирование денежных потоков;
• эффективное ведение транзакционных процессов (исполнение платежей, привлечение и размещение денежных средств в банках и на иных финансовых рынках);
• предотвращение кассовых разрывов;
• привлечение кредитных и заемных средств;
• управление договорными отношениями
• отслеживание и проведение взаимозачетов;
• управление свободными денежными средствами;
• анализ доступности финансов;

Плюсы и минусы внедрения инструментов автоматизации

Разумеется, у всех нововведений в компании есть как преимущества, так и ограничения.

К бесспорным преимуществам автоматизации казначейства можно смело отнести следующие моменты:

• быстрота реализации доработок в системе казначейства при необходимости;
• исключение операционных ошибок вследствие автоматизации ручных операций;
• сокращение сроков по формированию отчетов;
• повышение скорости принятия управленческих решений, связанных с распределением финансовых потоков;
• безопасность выполнения операций – вся цепочка процесса реализована в учетной системе, нет влияния внешних и внутренних факторов.

Однако особое внимание при проведении процесса внедрения различных инструментов казначейства стоит уделить их ограничениям, чтобы иметь возможность заранее предусмотреть возможные варианты развития событий.

Прежде всего, нужно быть готовым к тому, что цена внедрения и реализации проекта по автоматизации казначейства может быть довольно высока, как и стоимость доработок. Конечно, все зависит от того, насколько сложные предстоят доработки, как много времени они займут и насколько масштабно будут задействованы человеческие ресурсы.

Кроме того, решением может стать вовлечение в часть работ внутренних ресурсов компании. Например, если перед организацией стоит задача по автоматизации проведения банковских выписок, то необязательно привлекать внешних провайдеров к разработке соответствующего робота. Компания может использовать свои ресурсы в написании макроса, если таковые имеются, тем самым одновременно экономя на стоимости услуг по автоматизации казначейства и развивая внутреннюю экспертизу в области роботизации.

Во-вторых, есть риск, что после автоматизации транзакционных процессов казначейства сотрудники начнут полагаться исключительно на данные, предоставляемые системой, что приведет к потере экспертизы и качественного контроля за данными. Для того, чтобы предупредить подобные последствия, можно вводить дополнительные контрольные процедуры, позволяющие сделать срез данных, полученных автоматически в учетной системе. В этом случае ответственные сотрудники не потеряют навыки анализа и смогут оперативно выявить проблему, возникшую в расчетах, при необходимости.

И, в-третьих, нельзя забывать о риске потери информации, архивов, если система «слетит», и риске внешнего или внутреннего мошенничества. Чтобы защитить себя от подобного развития событий можно периодически делать копии баз данных, а также предусмотреть альтернативные способы подписания и отправки банковских документов в банк-клиентах. Кроме того, можно время от времени проводить обучение сотрудников распознаванию фишинговых писем для предупреждения случаев внешнего мошенничества.

Как все сделать правильно

Для успешной автоматизации процессов казначейства в учетной системе необходимо тщательно проанализировать особенности ведения учета именно в вашей компании.

Шаг первый: постановка целей

На первом этапе предстоит определить узкие места как в процессах казначейства, так и в учетной системе, и сопоставить их влияние друг на друга. Кроме того, нужно провести расчет эффектов от внедрения казначейства – как финансовых, так и в области безопасности. На этом этапе обязательно необходимо описать не только все плюсы, но и возможные минусы и риски.

Шаг второй: планирование бюджета и разработка дорожной карты проекта

Следующим шагом должно стать согласование бюджета и дорожной карты проекта с определением его спонсоров, лидеров, экспертов и исполнителей. Стоит заложить в проект альтернативные варианты реализации различных частей проекта, к которым можно будет прибегнуть при необходимости.

Шаг третий: старт реализации проекта и настройки

Здесь крайне важно обеспечить оперативную наполняемость системы данными, так как без них невозможно выстроить и автоматизировать цепочку процесса казначейства.

Параллельно на каждом из циклов проекта важно оценивать возможности движения проекта далее по разработанной дорожной карте через определение соответствия промежуточного результата конечной цели. При необходимости следует корректировать проект и/или бюджет. Также стоит провести и пользовательское тестирование с участием ключевых пользователей системы казначейства.

Шаг четвертый: запуск и отработка ошибок

После проведения упомянутых выше тестов и корректировок следующий этап – запуск в продуктив и отработка ошибок системы, которые обязательно возникнут. Важно понимать, что ошибки – это не проблема, а положительный момент для внедрения казначейства в целом: уже на этапе запуска проекта можно будет отработать все ключевые сложные моменты процесса, что позволит далее использовать систему более продуктивно.

Таким образом, мы создаем среду, в которой каждый будет преуспевать. Это, в свою очередь, повышает моральный дух и удовлетворение сотрудников от работы. За счет сокращения рутинных процессов команда сможет сосредоточиться на более важных проектах, которые стимулируют принятие эффективных бизнес-решений. Как итог, автоматизация приводит к более инновационным решениям, и в целом обеспечивает большую ценность для бизнеса.