Система бюджетирования для бизнеса: когда необходима и для чего

Качественно построенная система бюджетирования позволяет хранить весь набор данных компании в едином месте, грамотно планировать бюджет и упрощать управление финансовыми аспектами: расходами (прямыми и косвенными), доходами, маржинальностью и другими. Используя подобное решение, можно оценить, соответствует ли уровень развития заявленному плану, нужно ли улучшать темпы роста.

Внедрять автоматизированную систему бюджетирования нужно, когда стандартные инструменты электронных таблиц не справляются с запросами руководства и не соответствуют размерам бизнеса.

Кому подойдет?

Сегодня такого рода инструмент, в первую очередь, необходим для крупного бизнеса и холдингов. Используя систему бюджетирования, предприятие может оперативно реагировать на все изменения ситуации: отражать новые запросы, корректировать, согласовывать и утверждать данные. Вся информация находится в едином хранилище – так, каждый сотрудник способен проверить статус, оценить изменения и спрогнозировать конечный результат. Распределять финансы с помощью Excel – выход, скорее подходящий для малого бизнеса. Также если специалисты предпочитают стандартные способы ведения данных, очень высок риск совершить ошибки в расчетах и итоговых цифрах, что может привести к серьезным просчетам на уровне принятия управленческих решений.

Подобная система важна для всех отраслей промышленности. Требования к ведению бизнеса меняются, реагировать на них намного проще с помощью автоматизированного решения, гарантирующего корректность представленных данных.

В чем основная польза для бизнеса?

Ключевая цель внедрения – повышение качества управления. Опираясь на четкий и согласованный бюджет, можно оперативно принимать взвешенные решения в постоянно меняющихся условиях ведения бизнеса.

Помимо формирования бюджета, инструмент позволяет выявлять как прибыльные, так и убыточные направления деятельности компании, а также отслеживать эффективность и загруженность сотрудников, согласовывать планы подразделений.

Многие организации опасаются внедрять подобные решения как из-за необходимости перестраивать все бизнес-процессы, так и из-за высокой стоимости таких проектов. Однако инструмент помогает правильно расставлять приоритеты, вовремя корректировать стратегию и увеличивать прибыль предприятия. Такое вложение очень быстро окупится для руководства.

Процесс внедрения системы бюджетирования

Построение системы индивидуально для каждой организации и зависит от ее ключевых целей, задач, специфики деятельности, масштаба, финансовых возможностей. Перед внедрением компания оценивает ключевые требования, которые должны быть реализованы в рамках проекта, составляет план, в котором определяются задачи и утверждаются сроки.

Обычно процесс внедрения занимает от 3 до 12 месяцев: в него вовлечены не только руководители подразделений, но и сотрудники, которые непосредственно будут принимать участие в формировании планов и бюджетов для конкретных отделов или филиалов.

Ключевым для автоматизации процессов является формирование целевой методологии, которая будет заложена в систему. Можно выделить несколько основных пунктов:

1. Создание финансовой структуры. В каждой организации выделяют несколько центров финансовой ответственности, за которыми закрепляются конкретные бюджеты и обязанности. Кроме того, можно формировать единый центр затрат для производства, отдела кадров и бухгалтерии;
2. Создание структуры бюджетов;
3. Разработка альбома бюджетных форм;
4. Разработка целевых процессов как бюджетирования, так и план-факт анализа, корректировки бюджетов и прогнозирования;
5. Разработка алгоритмов расчета показателей;
6. Составление регламентов для того, чтобы в будущем грамотно мониторить и анализировать выполнение целей и вовремя корректировать бюджеты.

После финализации данных вопросов можно приступать к автоматизации в рамках выбранного решения.

Проект по внедрению может идти как в соответствии с классическим подходом, так и по Agile-методологии – выбор способа осуществляется компанией исходя из принятых практик.

Переход на отечественные системы

Любые ограничения – возможность для вендоров, готовых в непростой момент расширить диапазон своих решений на отечественном ПО. Сегодня на рынке существует множество аналогов зарубежных продуктов. Если организация использовала иностранное программное обеспечение, для перехода на отечественное решение необходимо, в первую очередь, определить целевую модель данных, которую требуется заложить в новое ПО. Сейчас важно уметь быстро реагировать на экономические изменения. Определение и методологическая проработка модели данных – первый шаг к импортозамещению. Далее предстоит выбрать ПО в зависимости от предпочтений в интерфейсе, удобстве использования, функциональных возможностей и др. Срок реализации составит около полугода.

Топ-менеджеры осознают важность оптимизации эффективности бизнес-процессов. В текущих условиях важно обезопасить себя, чтобы избежать простоев оборудования при отключении зарубежных продуктов. Чтобы быстро и эффективно перейти на российское решение, нужно определить критичные требования к ПО, составить список систем, которые функционально наиболее близки к реализации этих требований, произвести тест на программных продуктах и реализовать модель данных.

Вывод

Автоматизация процессов бюджетирования на предприятии позволяет грамотно управлять ресурсами, оценивать затраты и прибыль в каждом из отделов, тем самым контролировать развитие бизнеса, не отходить от плана и быть готовым к разным экономическим кризисам. Работу компании в данном направлении проще организовать с помощью специализированных автоматизированных систем.