Как создать идеальный процесс закупок, который станет драйвером развития компании

Одна из бизнес-аксиом гласит: чтобы выиграть в конкурентной гонке, бизнесу необходимо сосредоточиться на решении своих профильных задач. С другой стороны, ни одна крупная компания не способна выжить без качественной реализации функций, обслуживающих её повседневную деятельность. В частности, без выстроенного процесса закупок, обеспечивающего удовлетворение корпоративных потребностей в товарах и услугах. Это задача «с двумя звёздочками», но вполне решаемая. Как сделать так, чтобы всё работало.

Видеть цель – пройти половину пути

Если стремиться к идеалу, современная схема процесса закупок должна выглядеть следующим образом:

При этом практически каждый элемент любого бизнес-процесса сегодня можно успешно цифровизировать и автоматизировать. Закупки – не исключение, и у людей, являющихся исполнителями этой функции в компании, также имеется достаточно инструментов для работы с поставщиками, рынком и заказчиками. К примеру, можно использовать системы тикетинга, отображающие всю информацию о заказчике, исполнителе, сроках и статусе исполнения заявки в одном окне.

Кроме того, поставщиками и партнерствами однозначно легче управлять, когда у компании имеется SRM-система: цепочки взаимоотношений можно отслеживать через личный кабинет, поставщиков распределять по категориям, параллельно оценивая на добросовестность, а также создавать планы сотрудничества с ними. С такой поддержкой не составит труда и выстраивать стратегии закупок, и определять приоритетные товарные группы поставок. На выходе получается готовый цикл снабжения, а бонусом становится экономия финансовых и трудовых ресурсов.

Добавляем к вышеупомянутой схеме штат компании, укомплектованный категорийными менеджерами, управляющими стратегиями закупок различных товарных категорий, достигаем высокого процента автоматизации процессов, вводим электронный документооборот, создаём многофункциональный центр обслуживания, и получаем тот самый эталон, к которому все стремятся.

Сама концепция и последовательность шагов понятны, если бы не одно но: совокупная стоимость всех этих изменений серьёзно бьёт по карману, в связи с чем далеко не каждая компания готова идти по такому пути.

Возникает закономерный вопрос: как выстроить процесс закупок на пользу бизнесу без настолько значительных издержек? Прежде чем ответить на него, разберёмся, для чего вообще стремиться к какому-то «идеалу», и почему не стоит оставлять всё, как есть.

Модернизация закупочной функции: лишние расходы или польза для бизнеса?

Приходится признать, что закупки управляют львиной долей лимита постоянных расходов компании (до 90%). Следовательно, успешность модернизации этой функции в максимальной степени повлияет на финансовый результат бизнеса в целом.

Когда закупки становятся «просто снабжением», система из участников процесса не имеет четких алгоритмов, а значит, не работает или работает через «пень-колоду», принося проблему за проблемой, авралы, незапланированные и/или избыточные траты и конфликты интересов. Крупный бизнес – не родитель, который посылает ребёнка в магазин принести, что просят, а потом судорожно проверяет, то ли он купил, в правильном ли магазине, по лучшей ли цене, а заодно – не прикарманил ли себе пару монеток на сладости.

Здесь необходим тщательный анализ не только рынка, но и процессов, заблаговременный подбор наилучших вариантов по ассортименту, логистике, поставщикам и т.д. Осознание этого становится ещё одним аргументом в пользу постановки процесса закупок на грамотные рельсы. Это потребует внедрения инноваций в партнерстве с поставщиками и заказчиками, и оно станет ключом к успеху для всех сторон.

Как драйвером эффективности может стать самое затратное направление деятельности?

Выстраивание партнерства по вышеприведенной схеме может принести пользу бизнесу, вне зависимости от того, каким из трех стратегических путей он идёт:

Наем сотрудников, способных решать создающие стоимость для бизнеса задачи, а не заниматься только рутиной. В этом случае все этапы процесса закупок окажутся в одних руках – в руках аутсорсера. Внутри компании можно будет ввести должности с меньшими требованиями к компетенциям и более низкой заработной платой. В конечном итоге такой подход позволит наладить карьерное развитие сотрудников внутри компании и растить своих экспертов.

Передача закупочной функции собственному общему центру обслуживания (ОЦО). Это потребует проведения большой работы по выстраиванию взаимодействия на новых началах и преодолению внутренней инертности процессов. Тем не менее, будет достигнуто поддержание зафиксированного в договоре SLA (service level agreement – соглашение об уровне сервиса).

Аутсорсинг других связанных с закупками процессов. В случае, если корпоративный ОЦО отсутствует, для принятия решения, строить ли его или передавать те или иные процессы на аутсорсинг, потребуется более глобально посмотреть на ситуацию в компании. Если речь идет лишь о судьбе закупочной функции, и никакие другие не требуют внешней поддержки, то наиболее экономически выгодным вариантом будет точечная передача на аутсорсинг.

Бизнес-выгоды от передачи закупочной функции внешнему провайдеру

Постоянные затраты на персонал станут переменными. Особенно, если вам знакомы сезонные пиковые нагрузки в закупках. Тогда это станет вашей прямой выгодой. Но нужно будет учесть условия, прописанные в договоре с аутсорсером, и потребуется тщательный анализ вашей уникальной ситуации: в некоторых случаях компаниям выгоднее иметь фиксированную стоимость, в иных акцент делается на стоимости транзакции.

Снизятся затраты на HR. Здесь речь, скорее, об экономии из области очевидного: на найме, адаптации, сопровождении и обучении персонала, реализующего закупочную функцию. Ведь всё это перейдёт в зону ответственности внешнего провайдера.

Появится возможность уменьшить фонд оплаты труда. Разделив задачи в рамках закупок по уровню сложности и требуемым для их выполнения компетенциям, рутинные можно будет передать на аутсорсинг, стратегические и аналитические – перераспределить, сократив, таким образом, число «дорогих» сотрудников.

Снизятся коррупционные и финансовые риски. Этому будет способствовать разделение ответственности между различными звеньями закупочной цепочки, ведь представители этих звеньев помещаются в не зависящие друг от друга бизнес-юниты. Страхование компаниями-аутсорсерами своей деятельности и их готовность нести финансовую ответственность за возможные ошибки фиксируются в договоре, что становится дополнительным приятным бонусом как в правовом, так и в чисто эмоциональном контексте.

Как выжать из партнерства максимум выгод

Сделать партнёрство с собственным ОЦО или внешним провайдером, а, следовательно, и с поставщиками действительно выгодным поможет аналитический подход к будущему взаимодействию. Дело в том, что благодаря передаче закупочной функции на аутсорсинг экономия внутри такого сотрудничества может достигаться различными способами.

Если вы планируете экономить от средней цены в тендере или от цены предыдущей закупки, важно учесть, что подобная схема далеко не всегда будет ставить вас в выигрышную позицию в краткосрочной перспективе. Допустим, потребность в комплектующих возникла в момент падения целевого рынка. Очевидно, что разыгрывать тендер, отталкиваясь от цены предыдущей закупки, будет неверно. Однако будут и периоды роста рынка, поэтому расчётные модели следует строить, исходя из долгосрочных прогнозов такого рода колебаний, а также с учетом всех товарных категорий.

Когда ваша стратегия строится на экономии за счет поиска провайдером максимально выгодных предложений, то необходимо учитывать и аспекты, делающие такую экономию ложной. Наиболее выгодные предложения порой возникают из-за снижения поставщиком качества предоставляемой продукции и «съедаться» дальнейшей претензионной работой. Учитывайте при расчетах все факторы рисков и нивелирования их последствий.

Предполагаете выплачивать аутсорсинговой компании комиссию в виде процента от экономии после заключения провайдером договора с более выгодным поставщиком? Здесь важно учесть, что закупки могут сорваться по каким-либо объективным причинам. Например, в связи с уходом поставщика с рынка.

Вне зависимости от того, какой стратегии вы планируете придерживаться, гарантированная выгода от выведения закупок за периметр бизнеса достигается благодаря отсутствию временных потерь из-за срыва поставок, отсутствия документов, необдуманных предоплат, являющихся вечными спутниками хаотичного процесса закупок. Плюс все бонусы передачи закупочной функции вовне, описанные в предыдущем разделе.

Как держать качество закупок, совершаемых ОЦО, на высоком уровне

Независимо от того, будут ли ваши закупки реализованы в рамках корпоративного ОЦО или у внешнего провайдера, реализации пресловутого эталонного закупочного процесса, описанного в начале статьи, на высоком уровне качества будет способствовать соблюдение простых правил: при заключении договора нужно фиксировать не только SLA – показатели качества, но и OLA (operation level agreement – соглашение об уровне эксплуатации).

• SLA устанавливает объем услуг, запрашиваемых клиентом у поставщика, и определяет метрики, по которым оцениваются услуги, а также штрафы в случае невыполнения согласованного уровня обслуживания;
• OLA фиксирует обязательства поставщика услуг в отношении соблюдения SLA уже для внутренних клиентов. Договор, в котором отсутствует OLA, – прямой путь к невыполнению SLA из-за отсутствия стремления внутренних служб к оперативному отклику на запросы провайдера.

Создание идеальных условий функционирования закупок как функции, выступающей в роли эффективного драйвера развития компании, – процесс многоступенчатый. Неважно, задействуете вы потенциал внутренних экспертов, передаете проект коллегам из общего центра обслуживания вашей компании или передаете его на аутсорсинг. В любом случае закупки, как наиболее затратная непрофильная для бизнеса функция, – это определенно тот участок, где «генеральная уборка» необходима в приоритетном порядке, а экономия – очевидна. В конце концов, минимум 10% экономии за счет пересмотра пула поставщиков и реинжиниринга процессов в современных реалиях могут выступить и как «спасательный круг», и как «волшебная таблетка» для вашего бизнеса за счет высвобождения средств для дальнейших инвестиций и инноваций.